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Kurzanleitung Homeoffice für Beschäftigte der Europa Universität Viadrina

Technische Voraussetzungen am Heimarbeitsplatz

  1. Computer oder Laptop zu Hause verfügbar
  2. Existierende und dauerhafte Internetverbindung während der Nutzung
  3. Aktuelles Betriebssystem und Virenscanner auf dem eigenen PC/Laptop
  4. Eigenes Festnetz- oder Mobiltelefon zu Hause verfügbar

 

Erfassung Ihrer Arbeitszeiten

Das Zeiterfassungsportal (https://gleitzeit.europa-uni.de) ist auch außerhalb des Universitätsnetzwerks zugänglich. Über den Workflow beantragen Sie hier zunächst „Telewohnraum“, dies muss von Ihrer/m Vorgesetzten genehmigt werden.

 

Handlungsschritte für die Nutzung von IT-Services

1.     E-Mail

a.      Ihr Email-Account und alle Funktionsaccounts sind direkt über den Internetbrowser (Chrome, Edge, Firefox, etc.) unter folgender Adresse abrufbar: https://owa.europa-uni.de

b.      Anleitung zur Einrichtung des automatisierten Abrufs von E-Mails über Outlook, andere Emailprogramme oder Ihr Mobiltelefon finden Sie hier.

Sicherheitshinweis:
Aktuell sind viele betrügerische Emails im Umlauf, die unter dem Stichwort „Corona“ beispielsweise Kommunikationssoftware anbieten; es handelt sich hierbei jedoch teilweise um Angriffe durch Computerviren.
Bevor Sie Verlinkungen oder Dateien in solchen Emails öffnen, prüfen Sie bitte unbedingt sorgfältig, ob sie von relevanten Stellen der Viadrina abgesandt wurden!

 

2.     Telefonanschluss im Büro

a.      Um die Erreichbarkeit auch im Homeoffice zu gewährleisten, bitten wir Sie ausnahmsweise, für diese Zeit eine Rufumleitung für Ihr Arbeitsplatztelefon auf einen Anschluss zuhause einzurichten. Dafür ist aktuell kein Antrag beim IKMZ notwendig.

Die Anrufweiterschaltungsberechtigung für alle Mitarbeiter wurde erteilt.

Bei der Einrichtung am Telefon („Rufuml.“)  auf die Eingabe der „0“ für den Amtszugang, gefolgt von der Zielrufnummer (im Ortsnetz Frankfurt/Oder mit Vorwahl 0335) achten.

Nach der Eingabe auf den Quittungston warten (nach ca. 5 Sekunden).

Sie können die Telefonweiterleitung auch über eine VPN-Verbindung (s. Abschnitt 4.) vom Homeoffice aus einrichten. Dazu loggen Sie sich auf http://ccmp1.euv-frankfurt-o.de/ccmuser mit Ihrem Viadrina Account ein und geben ein: „Anrufumleitung“ à Häkchen bei „Alle Anrufe umleiten an“, statt „Voicemail“ „neue Nummer hinzufügen“, 0 und Zielrufnummer (im Ortsnetz Frankfurt/Oder mit Vorwahl 0335) eingeben, speichern.

Hinweis:
Die Viadrina versichert, dass Ihre privaten Telefonnummern mit der gebotenen Diskretion behandelt werden und nicht gespeichert werden. Bei Anrufen von Viadrina-externen Nummern wird Ihre private Nummer nicht angezeigt. Anrufende von Bürotelefonen der Viadrina können jedoch sehen, an welche Telefonnummer der Anruf weitergeleitet wird. Wir bitten alle Mitarbeitenden dringend darum, hier die angemessene Vertraulichkeit zu wahren und solche Nummern weder zu notieren noch zu speichern! Zudem empfehlen wir, Rückrufe mit unterdrückter Nummer zu tätigen.
Für die Annahme von Anrufen, die von Ihrem Bürotelefon weitergeleitet werden, fallen keine Gebühren an.
Abhängig von den Konditionen Ihres Telefonanbieters können jedoch beispielsweise bei Rückrufen Gebühren anfallen. Mit Vorlage eines Einzelverbindungsnachweises ist es möglich, angefallene Gebühren von der Viadrina erstattet zu bekommen.

 

b.      Ihr Anrufbeantworter ist über die VPN-Verbindung abrufbar unter: https://vmail1.euv-frankfurt-o.de/inbox/ (Anleitung)

 

c.      Für die schnelle, informelle Kommunikation bietet sich die Nutzung der Chatfunktion des Cisco Jabber Clients auf Ihrem Rechner an:

  • Die Installationsdatei erhalten Sie über die VPN-Verbindung (s. Abschnitt 4.) unter Cisco Jabber
  • Anleitung (DOC)
  • Die Anmeldung nehmen Sie bitte mit Ihrem Viadrina-Account vor.
  • Sie können nun mit allen Personen chatten, die die Software ebenfalls installiert haben.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass die Telefonie-Funktion des Clienten nicht unabhängig von Ihrem Bürotelefon ist; zum Telefonieren ist der Client daher im Homeoffice nicht nutzbar.

 

3.     Video- und Telefonkonferenzen

Hinweis:
Um eine gute Netzwerkverbindung sicherzustellen, möchten wir Sie bitten, für die Zeit eines Telefonats über die beschriebenen Internetdienste Ihre VPN-Verbindung (s.u.) zu unterbrechen.

Die Videokonferenz-Plattform BigBlueButton (BBB) kann auch außerhalb der Lehre (und außerhalb von Moodle) für Besprechungen und Gremiensitzungen – auch mit universitätsexternen Gästen – genutzt werden. Damit bietet die Viadrina eine datensichere Alternative zu Zoom oder anderen Onlinekonferenz-Systemen an. Die Konferenzen laufen über die eigenen Server der Viadrina. Insbesondere für sensible oder vertrauliche Inhalte sollten Besprechungen über BBB organisiert werden.

Über die folgenden Links können Sie sich mit ihren Viadrina-Accounts anmelden:

Die Aufteilung erfolgt, um die Server möglichst gleichmäßig zu belasten.

Bitte achten Sie darauf, vor der Nutzung von BBB eine eventuell bestehende VPN-Verbindung zu trennen, sonst erhalten Sie die Fehlermeldung, die BBB-Server sind nicht erreichbar.

Nach Anmeldung mit dem Viadrina-Account können Sie im Startraum direkt mit einer Sitzung starten. Anschließend versenden Sie den angegebenen Link an die Gesprächsteilnehmenden. Ein Login auf dem Portal ist für die Teilnehmenden nicht erforderlich, sie geben lediglich den Namen an, mit dem sie in der Sitzung angezeigt werden möchten.

Sie können auch weitere Meeting-Räume einrichten, einen Zugangscode generieren und anderen Personen (die sich bereits auf dem Server angemeldet haben) die Moderation eines Raumes zuweisen. Im Unterschied zu anderen Konferenzsystemen ist mit einem Meetingraum kein fester Termin verbunden. Wenn Sie den Link versandt haben, können Sie jederzeit und auch wiederholt in dem Raum Besprechungen durchführen.

Um in Besprechungen eine gute Tonqualität zu erzielen, empfiehlt sich unbedingt die Nutzung von Headsets. Zudem sollten Sie darauf achten, dass alle Teilnehmenden ihre Mikrofone nur anschalten, wenn sie selbst sprechen.

Eine beliebte, sichere und qualitativ hochwertige Möglichkeit, Telefon- und Videokonferenzen auch mit vielen Teilnehmenden abzuhalten, bietet der Konferenzdienst des DFN / Adobe Connect (Informationen: https://www.conf.dfn.de/).

a.       Die Person, die das Gespräch organisiert, benötigt einen Nutzeraccount. Bitte wenden Sie sich an Detlef Woschitzke im IKMZ (multimedia-support@europa-uni.de, 0335 / 5534 4290), der Ihnen Zugangsdaten zuweist und eine Anleitung für den Dienst übersendet.

b.       Nach Einrichtung eines virtuellen Konferenzraums senden Sie den anderen Teilnehmenden einen Link zu der entsprechenden Website und gegebenenfalls das Passwort.

 

Hinweis:
Mit Rücksicht auf die Tatsache, dass derzeit viele Hochschulen und Wissenschaftsorganisationen auf diesen Dienst zurückgreifen, möchten wir Sie bitten, die Möglichkeit der Videotelefonie nur dann zu nutzen, wenn dies wirklich notwendig ist. Ein internetbasiertes Telefonat, bei dem auf die Videoübertragung verzichtet wird, nimmt deutlich weniger Bandbreite in Anspruch. So unterstützen Sie den DFN dabei, die Zuverlässigkeit des Dienstes auch unter hoher Inanspruchnahme zu gewährleisten.
Die Nutzung des Dienstes Skype von Microsoft ist eine zuverlässige Alternative. Allerdings ist hier darauf hinzuweisen, dass diese Software nicht den Datenschutzstandards der Viadrina entspricht und daher nicht für vertrauliche Gespräche genutzt werden sollte (https://dini.de/fileadmin/ag/viktas/VIKTAS-Skype4Consumer.pdf, https://www.heise.de/security/meldung/Vorsicht-beim-Skypen-Microsoft-liest-mit-1857620.html?view=print).

  

4.     VPN-Verbindung: Voraussetzung für die EUV-internen Dienste

Mittels einer VPN-Verbindung können Sie sich von Ihrem Heimarbeitsplatz in das interne Netzwerk der Viadrina einwählen. So können Sie auf viele Dienste, wie zum Beispiel das CMS-Redaktionssystem und die Netzlaufwerke, auch vom Heimarbeitsplatz aus zugreifen.

Anleitung zur Installation der Software Cisco AnyConnect und zur Einrichtung der VPN-Verbindung: https://www.ikmz.europa-uni.de/vpn

Schließen Sie die Anwendungen, für die Sie die VPN-Verbindung benötigen, bevor Sie die Verbindung starten.

 

Dringender Hinweis:
Wenn Sie sich in die VPN-Verbindung eingeloggt haben, nutzen Sie für alle Ihre Aktivitäten im Internet die Verbindung über die Universität. Dies hat zum Einen die Konsequenz, dass Ihre Internetverbindung deutlich langsamer ist. Zum Anderen möchten wir Sie – mit Blick auf die abzusehende intensive Nutzung der Internetverbindungen der Viadrina – dringend bitten, die VPN-Verbindung nur dann zu nutzen, wenn es notwendig ist. Insbesondere bitten wir Sie, die VPN-Verbindung zu unterbrechen, wenn Sie datenintensive Webservices, wie zum Beispiel Videotelefonie, nutzen.

 

Bitte beachten Sie auch, dass die VPN-Verbindung zu Stoßzeiten instabil sein kann.

 

5.     Zugriff auf Ihre Dateien

Achtung, erfordert Vorbereitungen am Büroarbeitsplatz!

Wenn Sie auf Ihrem Arbeitsplatzrechner das Netzlaufwerk zur Datenablage nutzen (user (\\viafs02.ad.uni-ffo.de), üblicherweise unter dem Laufwerksbuchstaben H: abgelegt), können Sie über VPN auch auf diese Daten zugreifen.

a.      Bitte richten Sie zunächst das Netzlaufwerk an Ihrem Bürorechner ein und speichern Sie die Daten, mit denen Sie arbeiten, auf dem Laufwerk.
Anleitung zur Einrichtung des Netzlaufwerks auf dem Arbeitsplatz

b.       An Ihrem Heimarbeitsplatz aktivieren Sie die VPN-Verbindung und folgen den gleichen Schritten wie oben.

c.       Nun haben Sie sowohl von Ihrem Rechner im Büro als auch von zuhause Zugriff auf Ihre Daten.

 

Hinweis:
Bitte sehen Sie möglichst davon ab, sensible Daten auf Ihrem privaten Rechner lokal zu speichern. Falls es unbedingt notwendig ist, Daten auf Ihrem privaten Rechner zu speichern, so löschen Sie diese bitte unbedingt, wenn Sie wieder an Ihren Arbeitsplatz an der Viadrina zurückkehren.

 


 

Dienst Von außerhalb erreichbar Nur über VPN erreichbar
Zeiterfassung x
Reisekostenportal x
E-Mail x
viaCampus (HISinOne) x
Online Portal Lehraufträge x
CMS-Redaktionssystem x
Fileserver x
Infoserver / Crystal Reports x

Übersicht: Erreichbarkeit ausgewählter IT-Dienste vom Homeoffice

 

Hinweis:
Die HIS-Datenbanken von D II und D III (SVA, FSV, COB) sind aus Sicherheitsgründen von außerhalb nicht erreichbar, auch nicht über eine VPN-Verbindung!