Anpassung des Prüfprozesses für Beschaffungsanträge im Bereich Software

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

wir möchten Sie darüber informieren, dass sich der Bewertungs- und Prüfprozess für Beschaffungsanträge im Bereich Softwarebeschaffung geändert hat.

Bisher wurden Beschaffungsanträge für Software ausschließlich hinsichtlich ihrer Vollständigkeit und Wirtschaftlichkeit geprüft. Künftig wird diese Prüfung um zwei weitere Aspekte ergänzt: die IT-Sicherheit und den Datenschutz. Damit soll sichergestellt werden, dass sowohl bestehende als auch neu beantragte Softwarelösungen vor einer Beschaffung umfassend bewertet werden.

Die Prüfung erfolgt künftig durch die jeweils zuständigen Stellen:

• Wirtschaftlichkeit: Prüfung durch IT-Service-Berater
• IT-Sicherheit: Prüfung durch den Informationssicherheitsbeauftragten (ISB)
• Datenschutz: Prüfung durch den Datenschutzbeauftragten (DSB)

Einige von Ihnen, die in letzter Zeit einen Beschaffungsantrag für Software gestellt haben, haben möglicherweise bereits eine E-Mail mit der Bitte erhalten, ergänzende Fragen zu beantworten. Diese betreffen insbesondere die genannten Prüfbereiche. Die Beantwortung ist erforderlich, damit die zuständigen Stellen eine fundierte Bewertung vornehmen und über die Freigabe oder Ablehnung des jeweiligen Antrags entscheiden können.

Aktuell betrifft der angepasste Prüfprozess ausschließlich die Beschaffung von Software. Perspektivisch ist jedoch vorgesehen, ein entsprechendes Prüfverfahren auch für die Hardwarebeschaffung einzuführen. Über die konkreten Änderungen und den zukünftigen Ablauf werden wir Sie rechtzeitig informieren.

Der neue Prüfprozess wird künftig auch im Formcycle-Antragsverfahren abgebildet. Die entsprechenden Anpassungen des Antragsformulars sowie weitere Informationen zum Ablauf werden wir Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt gesondert mitteilen.

Mit dieser Information möchten wir Sie zunächst auf die Neuerungen aufmerksam machen, damit Sie sich darauf einstellen können und sich nicht wundern, wenn im Rahmen der Prüfung Ihres Antrags Rückfragen entstehen. Sollten für die Bewertung weitere Informationen oder Angaben erforderlich sein, werden wir diese nachträglich per E-Mail bei Ihnen anfragen.

Bitte beachten Sie, dass eine Entscheidung über die Bewilligung oder Ablehnung eines Beschaffungsantrags erst erfolgen kann, wenn alle erforderlichen Prüfungen abgeschlossen sind und sämtliche notwendigen Informationen sowohl den zuständigen Prüfstellen als auch der Beschaffung vorliegen.

Eine wichtige Bitte haben wir daher an Sie: Stellen Sie Beschaffungsanträge für Software unbedingt, bevor Sie die entsprechende Software anschaffen oder einen Vertrag abschließen und nicht erst im Nachgang!

Wir bemühen uns, alle Anträge möglichst schnell und sorgfältig zu bearbeiten, und bedanken uns bereits jetzt für Ihr Verständnis und Ihre Unterstützung bei der Umsetzung des erweiterten Prüfprozesses.

Vielen Dank für Ihre Mitarbeit und Ihr Verständnis!