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Viadrina-Konto Richtlinie für Mitarbeiter

IKMZ Richtlinie 1/2015

Benutzung des VIADRINA-Kontos für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
an der Stiftung Europa-Universität Viadrina

Durch die Bereitstellung zentraler Netzwerkdienste an der Europa-Universität Viadrina ergibt sich die Notwendigkeit des Einsatzes und der Regelung eines zentralen Anmeldekontos für diese Dienste.

Der Name des zentralen Kontos der Europa Universität Viadrina wird wie folgt festgelegt:

Viadrina-Konto

Die technische Basis für das Viadrina-Konto ist der Microsoft Verzeichnisdienst Active Directory (AD), der auf einem EUV-internen Server läuft.

Die festgelegten Regelungen betreffen das zentrale Viadrina-Konto, das für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Europa-Universität Viadrina bereitgestellt wird.

Das Viadrina-Konto wird unter anderem für die Anmeldung und Authentifizierung folgender Anwendungen und Dienste benötigt:

  • MS Exchange E-Mail-Konto

  • MS Anmeldekonto für PC-Technik (Domaineinbindung nötig! )

  • Zentraler Datenspeicher (File-Share)

  • VPN-Zugang / Eduroam – Zugang (WLAN)

  • Elearning Plattform Moodle / Mahara

  • HISinOne Portal viaCampus (geändert 03.12.2015)

  • Help Desk System (TOP-Desk)
  • CMS-Fiona - Redaktionssystem (ergänzt 03.12.2015)

  • DFN-AAI-Föderation / Shibboleth (ergänzt 03.12.2015)

(vollständige Übersicht siehe: https://www.ikmz.europa-uni.de/Viadrina-Konto-MA)

 

1. Einrichtung eines Viadrina-Kontos

Regelung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Europa-Universität Viadrina

Bezugsberechtigt ist jede Mitarbeiterin/jeder Mitarbeiter der Stiftung Europa-Universität Viadrina und der mit der Europa Universität Viadrina verbundene Einrichtungen. (siehe Anlage 1)

Für alle Berechtigten erfolgt die Neueinrichtung des Kontos nach schriftlicher Antragstellung durch die Nutzerin/den Nutzer über ein Antragsformular:

https://www.ikmz.europa-uni.de/de/infos/antraege/email_ma/index.html

Die Zugangsdaten werden per Brief übergeben.

Die mit der Europa-Universität Viadrina verbundenen Einrichtungen müssen zyklisch 1 x pro Jahr eine aktuelle Auflistung ihrer bezugsberechtigten Viadrina-Konto-Nutzerinnen/-Nutzer erstellen und an das IKMZ melden. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der verbundenen Einrichtungen werden über die Antragstellung zur Einhaltung der Netzwerkrichtlinien und der Netzwerkordnung der EUV verpflichtet.

Aus den verbundenen Einrichtungen ausgeschiedene Nutzerinnen/Nutzer müssen zwecks Deaktivierung ihres Kontos umgehend gemeldet werden.

 

Regelung für befristet eingestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

  • es wird ein zeitlich begrenztes Viadrina-Konto eingerichtet, entsprechend der zeitlichen Befristung.

  • Bitte informieren Sie das IKMZ rechtzeitig 1 Monat vorher über eine Beschäftigungs­verlängerung um Probleme mit der Gültigkeit des Viadrina-Kontos zu vermeiden.

Antragstellerinnen/Antragssteller ohne Vertragsverhältnis mit den Universität bzw. den mit der Universität verbundenen Einrichtungen haben keinen Anspruch auf ein Viadrina-Konto.

 

2. Abmeldung eines Viadrina-Kontos

Die Abmeldung erfolgt über den Laufzettel vom Dezernat 2.

Zeitliche Regelungen:

  • 2 Monate nach der Auflösung des Arbeitsvertrages werden die Zugriffsrechte für die zentralen DFN-Dienste gesperrt.
    (DFN-AAI, DFN-Eduroam und VPN-Zugang zur Universität werden gesperrt um die Zugriffs­regelungen des DFN zu erfüllen, E-Mail-Konto funktioniert in dieser Zeit weiter)
  • Der Zugriff auf das E-Mail-Konto wird 6 Monate nach Ausscheiden aus der Europa- Universität Viadrina gesperrt.

  • Eine weitere Verlängerung um jeweils 6 Monate ist bei Nachweis einer EUV-projektbezogenen wiss. Tätigkeit möglich.

  • 12 Monate nach dem Ausscheiden aus der Europa-Universität Viadrina wird das Viadrina-Konto (inkl. E-Mail-Postfach und dem persönlichen Datenspeicher) gelöscht.

Mit dieser Regelung werden die strikten Sicherheits- und Zugriffsregelungen des DFN-Vereines umgesetzt, die eine umgehende Sperrung bzw. Deaktivierung der DFN-Dienste nach dem Aus- scheiden der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters aus der Europa-Universität Viadrina verlangen.

 

3. Spezielle Regelungen zum E-Mailkonto

Namenskonvention:

Die Einrichtung des E-Mail-Accounts erfolgt ausschließlich mit dem Domänenamen:

europa-uni.de

Beispiel:          mustermann@europa-uni.de

Mail-Postfachgröße:

Das persönliches Postfach auf dem Mailserver wird mit einer Postfachgröße von bis zu 5 GB (ca. 5000 MB) pro Mitarbeiterin/Mitarbeiter geplant.

Passwort-Regelung:

Das Viadrina-Konto-Passwort muss regelmäßig alle 180 Tage gewechselt werden.
Sie werden per E-Mail an den Wechsel erinnert.

Passwörter sind nach folgenden Regeln zu bilden:

  • das Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein

  • das Passwort darf nicht gleichlautend Ihrem Anmeldenamen oder Ihrem Anzeigennamen sein
    • nicht ihr Vorname !
    • nicht ihr Nachname !

  • das Passwort muss 3 der nachfolgenden 4 Kriterien erfüllen:
    • Großbuchstaben ( A...Z ) enthalten
    • Kleinbuchstaben ( a...z ) enthalten
    • Ziffern (0...9) enthalten
    • Sonderzeichen ( ! ( # . $ : % = ? ) + ) enthalten

  • das Passwort sollte keine Leerzeichen oder länderspezifischen Sonderzeichen (z.B. Ä, ö, Ą, ć, Ł, ł) enthalten

Manche Sonderzeichen in Passwörtern machen bei einigen Diensten Probleme.
Bitte nur die oben genannten Sonderzeichen verwenden.

Weitere Informationen und Hilfestellungen zum Thema Viadrina-Konto finden Sie unter folgendem Link:

https://www.ikmz.europa-uni.de/Viadrina-Konto-MA

Die Richtlinie „Benutzung des VIADRINA-Kontos für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Stiftung Europa-Universität Viadrina“ tritt mit Wirkung zum 1. November 2015 in Kraft.

Mit freundlichen Grüßen

Gezeichnet
Prof. A. Wöll
Präsident
Dr. G. Zimmermann
Direktor IKMZ

Anlagen:

1. Mit der Europa-Universität Viadrina verbundene Einrichtungen

2. Liste der Bezugsberechtigten für das Viadrina-Konto der EUV